Πώς να αντικαταστήσετε τα χάρτινα βιβλία επιθεωρήσεων με ψηφιακές καταγραφές

Ο ασφαλέστερος τρόπος να αντικαταστήσετε τα χάρτινα βιβλία επιθεωρήσεων είναι ένα έντυπο τη φορά. Επιλέξτε ένα έντυπο, ξαναγράψτε το ως σύντομη λίστα ελέγχου, χρησιμοποιήστε το σε έναν χώρο για μερικές εβδομάδες και μόνο τότε σταματήστε να το τυπώνετε.

Αν μεταφέρετε όλα τα έντυπα μαζί, αλλάζει ο τρόπος δουλειάς όλων την ίδια μέρα και τα προβλήματα δύσκολα ξεχωρίζουν. Με ένα μόνο έντυπο βρίσκετε τι πάει στραβά όσο η διόρθωση κοστίζει ακόμη λίγο.

Βήμα 1: Καταγράψτε τα έντυπα που έχετε

Σημειώστε κάθε χάρτινο έντυπο και βιβλίο που χρησιμοποιείται: τι καταγράφει, πού είναι κρεμασμένο, ποιος το συμπληρώνει, πόσο συχνά και ποιος το διαβάζει μετά.

Πιθανότατα θα βρείτε κάποια που δεν τα διαβάζει κανείς. Πριν καταργήσετε κάποιο, βεβαιωθείτε ότι δεν το απαιτεί κανένας κανονισμός ή σύμβαση.

Βήμα 2: Επιλέξτε από πού θα ξεκινήσετε

Επιλέξτε ένα έντυπο που συμπληρώνεται συχνά, έχει λίγες ερωτήσεις και ήδη δημιουργεί προβλήματα. Οι έλεγχοι τουαλετών και οι έλεγχοι πυροσβεστήρων ταιριάζουν καλά: είναι σύντομοι, επαναλαμβάνονται και συγκρίνονται εύκολα με τη χάρτινη εκδοχή.

Βήμα 3: Ξαναγράψτε το έντυπο ως λίστα ελέγχου

Μην αντιγράψετε τη διάταξη του χάρτινου εντύπου. Κρατήστε τις ερωτήσεις και φτιάξτε τες από την αρχή:

• Κάντε τις στήλες «OK / όχι OK» πλαίσια για τσεκάρισμα.
• Κάντε τα κελιά ελεύθερου κειμένου σταθερές επιλογές όπου γίνεται, όπως Καλό / Μέτριο / Κακό. Οι σταθερές απαντήσεις συμπληρώνονται πιο γρήγορα και συγκρίνονται πιο εύκολα.
• Κρατήστε ένα πεδίο σημειώσεων για οτιδήποτε ασυνήθιστο.
• Ζητήστε φωτογραφία όπου έχει σημασία, για παράδειγμα για ένα χαλασμένο εξάρτημα.
• Αφαιρέστε τις ερωτήσεις που δεν οδηγούν κανέναν σε ενέργεια.

Αποφασίστε επίσης αν πρόκειται για προγραμματισμένο έλεγχο ή για βιβλίο καταγραφής. Ένας προγραμματισμένος έλεγχος πρέπει να γίνεται σε καθορισμένες ώρες. Ένα βιβλίο καταγραφής συμπληρώνεται κάθε φορά που συμβαίνει κάτι, όπως όταν φτάνει ένας επισκέπτης, παραδίδεται ένα κλειδί ή διαβάζεται η θερμοκρασία ενός ψυγείου.

Τα δωρεάν πρότυπα λιστών ελέγχου σας γλιτώνουν από το να ξεκινήσετε με μια λευκή σελίδα.

Βήμα 4: Βάλτε τους κωδικούς εκεί όπου ήταν τα έντυπα

Οι άνθρωποι ήδη ξέρουν πού κρέμεται η πινακίδα με το κλιπ, οπότε βάλτε εκεί την ετικέτα QR ή πάνω σε αυτό που ελέγχεται. Κρατήστε τη στο ύψος του στήθους και σαρώστε κάθε ετικέτα μία φορά αφού την κολλήσετε.

Βήμα 5: Κάντε μια σύντομη δοκιμή

Χρησιμοποιήστε τη νέα λίστα ελέγχου σε έναν χώρο για δύο έως τέσσερις εβδομάδες. Ορίστε ημερομηνία λήξης για το χάρτινο έντυπο πριν ξεκινήσετε, γιατί οι άνθρωποι σύντομα σταματούν να συμπληρώνουν και τα δύο. Όσο διαρκεί η δοκιμή, προσέξτε τα εξής:

• Γίνονται οι έλεγχοι στην ώρα τους;
• Ποιες ερωτήσεις παραλείπουν ή παρανοούν οι άνθρωποι;
• Υπάρχουν ετικέτες που είναι δύσκολο να τις φτάσει ή να τις σαρώσει κανείς;

Βήμα 6: Δείξτε το στους ανθρώπους επί τόπου

Πέντε λεπτά δίπλα σε μια πραγματική ετικέτα πιάνουν περισσότερο τόπο από μια σύσκεψη. Δείξτε τη σάρωση, μία ολόκληρη λίστα ελέγχου και τι κάνουν όταν κάτι δεν πάει καλά. Εξηγήστε γιατί γίνεται η αλλαγή και ποιος θα βλέπει τα αποτελέσματα.

Βήμα 7: Εξετάστε τα αποτελέσματα και μετά επεκταθείτε

Ορίστε ένα άτομο που θα κοιτάζει τα αποτελέσματα κάθε μέρα, τουλάχιστον στην αρχή. Μια καταγραφή που δεν τη διαβάζει κανείς δεν βοηθά περισσότερο από ένα έντυπο σε ένα κλασέρ. Όταν ένα έντυπο λειτουργεί ομαλά, περάστε το επόμενο έντυπο στον ίδιο χώρο και μετά τον επόμενο χώρο.

Τι να κάνετε με τα παλιά χάρτινα αρχεία

Κρατήστε τα για όσο διάστημα είστε υποχρεωμένοι. Το πόσο εξαρτάται από τη χώρα, το είδος του κτιρίου και το είδος της καταγραφής, γι' αυτό ελέγξτε πριν πετάξετε οτιδήποτε και ελέγξτε αν ένα σαρωμένο αντίγραφο γίνεται δεκτό.

Σπάνια χρειάζεται να ξαναπληκτρολογήσετε παλιά έντυπα. Φυλάξτε τα, σημειώστε την ημερομηνία από την οποία ξεκινούν οι ψηφιακές καταγραφές και κρατήστε τα δύο χωριστά.

Πώς γίνεται στο MintCheck

1. Ξεκινήστε από ένα πρότυπο. Στις Λίστες ελέγχου, πατήστε Προσθήκη λίστας ελέγχου και επιλέξτε ένα πρότυπο, όπως «Έλεγχος πυροσβεστήρα», «Έλεγχος ανελκυστήρα» ή «Έλεγχος υγιεινής τουαλέτας». Το όνομα, τα στοιχεία και το πρόγραμμα συμπληρώνονται, και μπορείτε να τα αλλάξετε όλα πριν την αποθήκευση.
2. Για καταγραφές χωρίς πρόγραμμα, χρησιμοποιήστε βιβλίο καταγραφής. Τα πρότυπα βιβλίων καταγραφής περιλαμβάνουν τα ημερολόγια εισόδου/εξόδου, καθαρισμού, θερμοκρασίας, περιπολίας, κλειδιών και οχημάτων. Με τον δημόσιο κωδικό QR του βιβλίου, όσοι δεν είναι εργαζόμενοί σας μπορούν να κάνουν καταχωρίσεις χωρίς σύνδεση.
3. Προσθέστε σημεία ελέγχου και εκτυπώστε τις ετικέτες. Συνδέστε τη λίστα ελέγχου με κάθε σημείο ελέγχου και μετά πατήστε Εκτύπωση QR.
4. Προσθέστε τους εργαζομένους σας. Συνδέονται με ID σύνδεσης ή αριθμό τηλεφώνου. Δεν υπάρχει κωδικός πρόσβασης ούτε εγγραφή στην εφαρμογή.
5. Παρακολουθήστε τον πίνακα ελέγχου χώρου. Δείχνει τις ολοκληρωμένες επιθεωρήσεις σε σύγκριση με τις προγραμματισμένες. Οι καταγραφές εξάγονται σε Excel.

Το MintCheck είναι δωρεάν για έως 5 σημεία ελέγχου, χωρίς πιστωτική κάρτα, κάτι που αρκεί για μια δοκιμή με ένα έντυπο. Η Γρήγορη εκκίνηση διαρκεί περίπου 10 λεπτά.

Συχνές ερωτήσεις

Να κρατήσουμε το χαρτί ως εφεδρεία;

Για μια σύντομη περίοδο παράλληλης χρήσης, ναι. Κρατήστε το περισσότερο μόνο αν το απαιτεί κάποιος κανονισμός, γιατί η χρήση και των δύο για μήνες είναι επιπλέον δουλειά και οι άνθρωποι σύντομα σταματούν να συμπληρώνουν το ένα από τα δύο.

Μπορούμε να κρατήσουμε την ίδια διάταξη εντύπου;

Κρατήστε τις ερωτήσεις, όχι τη διάταξη. Ένα έντυπο σχεδιασμένο για φαρδύ φύλλο χαρτιού είναι αργό στο κινητό, οπότε μία ερώτηση τη φορά με σταθερές απαντήσεις λειτουργεί καλύτερα.

Τι γίνεται αν κάποιοι από το προσωπικό δεν νιώθουν άνετα με τις εφαρμογές;

Κρατήστε τη λίστα ελέγχου σύντομη και δείξτε τους επί τόπου. Στο MintCheck, οι εργαζόμενοι συνδέονται με ID σύνδεσης ή αριθμό τηλεφώνου, χωρίς κωδικό πρόσβασης, και η εφαρμογή τους κρατά συνδεδεμένους.

Μπορούμε ακόμη να δώσουμε σε έναν ελεγκτή αντίγραφο των καταγραφών;

Στο MintCheck, οι καταγραφές επιθεωρήσεων εξάγονται σε Excel, οπότε μπορείτε να παραδώσετε ή να εκτυπώσετε ένα αντίγραφο. Ρωτήστε τον ελεγκτή ποια μορφή δέχεται.

Πόσο χρόνο παίρνει;

Η ρύθμιση παίρνει λίγο χρόνο: η Γρήγορη εκκίνηση του MintCheck σας πηγαίνει από έναν κενό λογαριασμό στην πρώτη ολοκληρωμένη επιθεώρηση σε περίπου 10 λεπτά. Υπολογίστε δύο έως τέσσερις εβδομάδες για τη δοκιμή με ένα έντυπο.