--- title: "Como passar os registos de inspeção do papel para o digital" description: "Como passar os registos de inspeção em papel para o telemóvel: liste os formulários, comece por um, faça um piloto curto e decida o que fazer ao papel antigo." url: "https://mintcheck.today/pt/guides/digitize-paper-inspection-logs/" language: "pt" updated: "2026-11-05" --- # Como substituir os registos de inspeção em papel por registos digitais A forma mais segura de substituir os registos de inspeção em papel é um formulário de cada vez. Escolha um formulário, reescreva-o como uma lista de verificação curta, use-o num local durante algumas semanas e só então deixe de o imprimir. Passar todos os formulários de uma vez significa mudar a forma de trabalhar de toda a gente no mesmo dia, e os problemas tornam-se difíceis de separar. Um único formulário permite-lhe descobrir o que corre mal enquanto ainda é barato corrigir. ## Passo 1: Faça a lista dos formulários que tem Anote todos os formulários e registos em papel em uso: o que registam, onde estão afixados, quem os preenche, com que frequência e quem os lê depois. Provavelmente vai encontrar alguns que ninguém lê. Antes de acabar com um, confirme que nenhuma regra ou contrato o exige. ## Passo 2: Escolha por onde começar Escolha um formulário que seja preenchido com frequência, tenha poucas perguntas e já cause problemas. As verificações das casas de banho e dos extintores são boas candidatas: são curtas, repetem-se e são fáceis de comparar com a versão em papel. ## Passo 3: Reescreva o formulário como lista de verificação Não copie o esquema do formulário em papel. Mantenha as perguntas e reconstrua-as: - Transforme as colunas "OK / não OK" em caixas de seleção. - Transforme as células de texto livre em opções fixas sempre que possível, como Bom / Razoável / Mau. As respostas fixas preenchem-se mais depressa e comparam-se mais facilmente. - Mantenha um campo de notas para tudo o que for invulgar. - Peça uma fotografia onde fizer diferença, por exemplo de uma peça danificada. - Retire as perguntas que não levam ninguém a agir. Decida também se é uma verificação agendada ou um diário. Uma verificação agendada tem horas definidas. Um diário é preenchido sempre que algo acontece, como a chegada de um visitante, a entrega de uma chave ou a leitura da temperatura de um frigorífico. Os [modelos de listas de verificação](https://mintcheck.today/pt/templates/) gratuitos poupam-lhe o trabalho de começar do zero. ## Passo 4: Coloque os códigos onde estavam os formulários As pessoas já sabem onde está pendurada a prancheta, por isso coloque lá a etiqueta QR, ou no próprio equipamento. Mantenha-a à altura do peito e digitalize cada etiqueta uma vez depois de a colar. ## Passo 5: Faça um piloto curto Use a nova lista de verificação num local durante duas a quatro semanas. Defina uma data de fim para o formulário em papel antes de começar, porque as pessoas depressa deixam de preencher os dois. Durante o piloto, esteja atento a isto: - As verificações estão a ser feitas a tempo? - Que perguntas as pessoas saltam ou interpretam mal? - Há etiquetas difíceis de alcançar ou de digitalizar? ## Passo 6: Mostre às pessoas no terreno Cinco minutos junto a uma etiqueta real funcionam melhor do que uma reunião. Mostre a digitalização, uma lista de verificação completa e o que fazer quando algo está mal. Explique porque é que a mudança está a acontecer e quem vai ver os resultados. ## Passo 7: Reveja os resultados e depois alargue Designe uma pessoa para ver os resultados todos os dias, pelo menos no início. Um registo que ninguém lê não ajuda mais do que um formulário num dossiê. Quando um formulário estiver a funcionar bem, passe o formulário seguinte no mesmo local e depois o local seguinte. ## O que fazer com os registos antigos em papel Guarde-os durante o tempo que for obrigatório. Esse prazo depende do país, do tipo de edifício e do tipo de registo, por isso confirme antes de deitar alguma coisa fora, e confirme se uma cópia digitalizada é válida. Raramente é preciso voltar a escrever os formulários antigos. Arquive-os, anote a data em que começam os registos digitais e mantenha os dois separados. ## Como fazer isto no MintCheck 1. **Comece por um modelo.** Em **Listas de verificação**, clique em **Adicionar lista de verificação** e escolha um modelo, como Verificação do extintor, Verificação do elevador ou Verificação sanitária das casas de banho. O nome, os itens e o agendamento ficam preenchidos, e pode alterar tudo antes de guardar. 2. **Use um diário para registos sem agendamento.** Os modelos de diário incluem os registos de entradas/saídas, de limpeza, de temperatura, de rondas, de chaves e de viaturas. O QR do diário público permite que pessoas que não são seus funcionários façam registos sem iniciar sessão. 3. **Adicione equipamentos e imprima as etiquetas.** Associe a lista de verificação a cada equipamento e depois clique em **Imprimir QR**. 4. **Adicione os seus funcionários.** Iniciam sessão com um ID de início de sessão ou um número de telefone. Não há palavra-passe nem registo na app. 5. **Acompanhe o painel do local.** Mostra as inspeções concluídas face às previstas. Os registos podem ser exportados para Excel. ![A galeria de modelos de listas de verificação](https://cdn.mintcheck.today/manual/v4/pt/checklist-template-gallery.webp) O MintCheck é gratuito até 5 equipamentos, sem cartão de crédito, o que chega para um piloto com um formulário. O [Início rápido](https://mintcheck.today/pt/help/quick-start/) demora cerca de 10 minutos. ## Perguntas frequentes ### Devemos manter o papel como cópia de segurança? Durante uma sobreposição curta, sim. Mantenha-o mais tempo só se uma regra o exigir, porque manter os dois durante meses dá trabalho extra e as pessoas depressa deixam de preencher um deles. ### Podemos manter o mesmo esquema do formulário? Mantenha as perguntas, não o esquema. Um formulário pensado para uma folha de papel larga é lento num telemóvel, por isso funciona melhor uma pergunta de cada vez com respostas fixas. ### E se algumas pessoas da equipa não estiverem à vontade com apps? Mantenha a lista de verificação curta e mostre-lhes no terreno. No MintCheck, os funcionários iniciam sessão com um ID de início de sessão ou um número de telefone, sem palavra-passe, e a app mantém a sessão iniciada. ### Ainda podemos entregar uma cópia dos registos a um inspetor? No MintCheck, os registos de inspeção podem ser exportados para Excel, por isso pode entregar ou imprimir uma cópia. Pergunte ao inspetor que formato aceita. ### Quanto tempo demora? A configuração leva pouco tempo: o início rápido do MintCheck vai de uma conta vazia até à primeira inspeção concluída em cerca de 10 minutos. Conte com duas a quatro semanas para o piloto com um formulário. ## Funcionalidades relacionadas - [Listas de verificação](https://mintcheck.today/pt/features/checklists/): Crie listas de verificação de inspeção a partir de modelos prontos, com itens de verificação, escolha múltipla, texto e fotografia, e agende-as com periodicidade diária, semanal, mensal ou anual. - [Diários](https://mintcheck.today/pt/features/logbook/): Substitua os registos em papel. Funcionários ou visitantes digitalizam um código QR para registar a qualquer momento entradas e saídas, veículos, chaves, temperaturas ou rondas. - [Painel do local](https://mintcheck.today/pt/features/dashboard/): Veja num só ecrã, para cada local, a taxa de conclusão de hoje, os problemas por resolver, as tarefas em aberto e as reclamações, com atualização automática. ## Ajuda passo a passo - [Listas de verificação](https://mintcheck.today/pt/help/checklists/): Crie listas de verificação a partir de modelos, adicione itens, defina agendamentos, associe-as a equipamentos e faça a sua gestão. - [Diários e registos públicos](https://mintcheck.today/pt/help/logbook/): Faça registos a qualquer momento com diários e permita que qualquer pessoa os preencha ao digitalizar um QR público. - [Início rápido](https://mintcheck.today/pt/help/quick-start/): Configure um local, uma lista de verificação, um equipamento e um funcionário e conclua a primeira inspeção em cerca de 10 minutos.