--- title: "Papieren inspectielijsten digitaliseren: een stappenplan" description: "Papieren inspectielijsten naar de telefoon: inventariseer uw formulieren, begin met één, houd een korte pilot en beslis wat er met het oude papier gebeurt." url: "https://mintcheck.today/nl/guides/digitize-paper-inspection-logs/" language: "nl" updated: "2026-11-05" --- # Zo vervangt u papieren inspectielijsten door digitale registraties De veiligste manier om papieren inspectielijsten te vervangen is formulier voor formulier. Kies één formulier, herschrijf het als een korte checklist, gebruik het een paar weken op één locatie en stop pas daarna met printen. Alle formulieren tegelijk overzetten betekent dat iedereen op dezelfde dag anders moet werken, en dan zijn problemen moeilijk uit elkaar te houden. Met één formulier ontdekt u wat er misgaat zolang het nog goedkoop te verhelpen is. ## Stap 1: Maak een lijst van uw formulieren Noteer elk papieren formulier en logboek dat in gebruik is: wat het vastlegt, waar het hangt, wie het invult, hoe vaak en wie het daarna leest. U vindt er waarschijnlijk een paar die niemand leest. Controleer voordat u er een schrapt of geen regel of contract het vereist. ## Stap 2: Kies waar u begint Kies een formulier dat vaak wordt ingevuld, weinig vragen heeft en nu al problemen geeft. Toiletcontroles en controles van brandblussers zijn hiervoor geschikt: ze zijn kort, komen steeds terug en zijn makkelijk te vergelijken met de papieren versie. ## Stap 3: Herschrijf het formulier als checklist Neem de opmaak van het papieren formulier niet over. Behoud de vragen en bouw ze opnieuw op: - Maak van kolommen met ‘in orde / niet in orde’ afvinkvakjes. - Maak van vrije tekstvakken waar mogelijk vaste keuzes, zoals Goed / Matig / Slecht. Vaste antwoorden zijn sneller in te vullen en makkelijker te vergelijken. - Houd één notitieveld over voor alles wat ongewoon is. - Vraag om een foto waar het ertoe doet, zoals bij een beschadigd onderdeel. - Schrap vragen waar niemand iets mee doet. Bepaal ook of het een geplande inspectie of een logboek is. Een geplande inspectie moet op vaste momenten worden gedaan. Een logboek wordt ingevuld wanneer er iets gebeurt, zoals wanneer een bezoeker binnenkomt, een sleutel wordt uitgegeven of de temperatuur van een koelkast wordt afgelezen. Met gratis [sjablonen voor inspectiechecklists](https://mintcheck.today/nl/templates/) hoeft u niet met een leeg vel te beginnen. ## Stap 4: Hang codes op waar de formulieren hingen Iedereen weet al waar het klembord hangt, dus plak het QR-label daar, of op het object zelf. Plak het op borsthoogte en scan elk label één keer nadat u het hebt opgeplakt. ## Stap 5: Houd een korte pilot Gebruik de nieuwe checklist twee tot vier weken op één locatie. Stel voor de start een einddatum vast voor het papieren formulier, want mensen houden al snel op met allebei invullen. Let tijdens de pilot op het volgende: - Worden de inspecties op tijd gedaan? - Welke vragen worden overgeslagen of verkeerd begrepen? - Zijn er labels die moeilijk bereikbaar of moeilijk te scannen zijn? ## Stap 6: Laat het ter plaatse zien Vijf minuten naast een echt label werkt beter dan een vergadering. Laat de scan zien, één volledige checklist en wat te doen als er iets mis is. Leg uit waarom het verandert en wie de resultaten ziet. ## Stap 7: Bekijk de resultaten en breid dan uit Wijs één persoon aan die de resultaten elke dag bekijkt, in elk geval in het begin. Een registratie die niemand leest, helpt niet meer dan een formulier in een ordner. Loopt één formulier soepel, zet dan het volgende formulier op dezelfde locatie over, en daarna de volgende locatie. ## Wat te doen met oude papieren registraties Bewaar ze zo lang als u moet. Hoe lang hangt af van het land, het soort gebouw en het soort registratie, dus controleer dat voordat u iets weggooit, en controleer ook of een gescande kopie telt. U hoeft oude formulieren zelden over te typen. Bewaar ze, noteer de datum waarop de digitale registraties beginnen en houd de twee gescheiden. ## Zo doet u dit in MintCheck 1. **Begin met een sjabloon.** Klik in **Checklists** op **Checklist toevoegen** en kies een sjabloon zoals Controle brandblusser, Controle lift of Controle sanitair. Naam, items en planning worden ingevuld, en u kunt alles wijzigen voordat u opslaat. 2. **Gebruik een logboek voor registraties zonder planning.** Logboeksjablonen zijn onder meer In-/uitlogboek, Schoonmaaklog, Temperatuurlog, Rondelog, Sleutellog en Voertuiglog. Met een QR-code voor een openbaar logboek kunnen mensen die niet bij uw medewerkers horen, zonder in te loggen registraties maken. 3. **Voeg assets toe en druk de labels af.** Koppel de checklist aan elk asset en klik dan op **QR afdrukken**. 4. **Voeg uw medewerkers toe.** Ze loggen in met een login-ID of telefoonnummer. Er is geen wachtwoord, en ze hoeven zich niet in de app te registreren. 5. **Houd het locatiedashboard in de gaten.** Het toont afgeronde inspecties ten opzichte van het geplande aantal. Registraties kunnen naar Excel worden geëxporteerd. ![De sjabloongalerij voor checklists](https://cdn.mintcheck.today/manual/v4/nl/checklist-template-gallery.webp) MintCheck is gratis tot 5 assets, zonder creditcard. Dat is genoeg voor een pilot met één formulier. De [snelstart](https://mintcheck.today/nl/help/quick-start/) duurt ongeveer 10 minuten. ## Veelgestelde vragen ### Moeten we papier als back-up houden? Voor een korte overgangsperiode wel. Houd het alleen langer aan als een regel dat vereist, want maandenlang allebei bijhouden is extra werk en mensen houden al snel op met een van beide in te vullen. ### Kunnen we dezelfde opmaak van het formulier houden? Houd de vragen, niet de opmaak. Een formulier dat voor een breed vel papier is ontworpen, werkt traag op een telefoon. Eén vraag tegelijk met vaste antwoorden werkt beter. ### Wat als sommige medewerkers niet zo handig zijn met apps? Houd de checklist kort en laat het ter plaatse zien. In MintCheck loggen medewerkers in met een login-ID of telefoonnummer, zonder wachtwoord, en de app houdt hen ingelogd. ### Kunnen we een inspecteur nog steeds een kopie van de registraties geven? In MintCheck kunnen inspectieregistraties naar Excel worden geëxporteerd, zodat u een kopie kunt overhandigen of afdrukken. Vraag de inspecteur welk formaat wordt geaccepteerd. ### Hoe lang duurt het? Het instellen kost weinig tijd: met de snelstart van MintCheck gaat u in ongeveer 10 minuten van een leeg account naar een eerste afgeronde inspectie. Reken op twee tot vier weken voor de pilot met één formulier. ## Gerelateerde functies - [Checklists](https://mintcheck.today/nl/features/checklists/): Maak inspectiechecklists vanuit kant-en-klare sjablonen met afvink-, meerkeuze-, tekst- en foto-items en plan ze dagelijks, wekelijks, maandelijks of jaarlijks. - [Logboeken](https://mintcheck.today/nl/features/logbook/): Vervang papieren logboeken: medewerkers of bezoekers scannen een QR-code en noteren op elk moment in- en uitgang, voertuigen, sleutels, temperatuur of rondes. - [Locatiedashboard](https://mintcheck.today/nl/features/dashboard/): Zie per locatie op één scherm het voltooiingspercentage van vandaag, onopgeloste problemen, openstaande taken en klachten, automatisch vernieuwd. ## Stapsgewijze hulp - [Checklists](https://mintcheck.today/nl/help/checklists/): Maak checklists vanuit sjablonen, voeg items toe, stel planningen in, koppel ze aan assets en beheer ze. - [Logboeken en openbare registraties](https://mintcheck.today/nl/help/logbook/): Leg op elk moment registraties vast met logboekchecklists en laat iedereen ze invullen via een openbare QR-code. - [Snelstart](https://mintcheck.today/nl/help/quick-start/): Richt een locatie, checklist, asset en medewerker in en voer in ongeveer 10 minuten uw eerste inspectie uit.