--- title: "Dématérialiser les registres d'inspection : guide pas à pas" description: "Passer les registres d'inspection papier au téléphone : recensez vos formulaires, commencez par un seul, faites un court pilote, décidez du sort du papier." url: "https://mintcheck.today/fr/guides/digitize-paper-inspection-logs/" language: "fr" updated: "2026-11-05" --- # Comment remplacer les registres d'inspection papier par des enregistrements numériques La façon la plus sûre de remplacer les registres d'inspection papier est de procéder formulaire par formulaire. Choisissez un formulaire, réécrivez-le sous forme de liste de contrôle courte, utilisez-le sur un site pendant quelques semaines, et seulement ensuite arrêtez de l'imprimer. Passer tous les formulaires d'un coup oblige tout le monde à changer sa façon de travailler le même jour, et les problèmes sont difficiles à démêler. Avec un seul formulaire, vous repérez ce qui ne va pas tant que c'est encore peu coûteux à corriger. ## Étape 1 : recensez vos formulaires Notez chaque formulaire et registre papier en usage : ce qu'il consigne, où il est affiché, qui le remplit, à quelle fréquence, et qui le lit ensuite. Vous en trouverez sans doute que personne ne lit. Avant d'en supprimer un, vérifiez qu'aucune règle ni aucun contrat ne l'exige. ## Étape 2 : choisissez par où commencer Choisissez un formulaire rempli souvent, avec peu de questions, et qui pose déjà des difficultés. Les contrôles des toilettes et des extincteurs s'y prêtent bien : ils sont courts, répétés et faciles à comparer avec la version papier. ## Étape 3 : réécrivez le formulaire en liste de contrôle Ne recopiez pas la mise en page du formulaire papier. Gardez les questions et reconstruisez-les : - Transformez les colonnes « OK / pas OK » en cases à cocher. - Transformez les cases de texte libre en choix fixes quand c'est possible, comme Bon / Moyen / Mauvais. Les réponses fixes sont plus rapides à remplir et plus faciles à comparer. - Gardez un seul champ de remarques pour tout ce qui sort de l'ordinaire. - Demandez une photo quand c'est important, par exemple pour une pièce endommagée. - Supprimez les questions qui ne mènent à aucune action. Décidez aussi s'il s'agit d'un contrôle planifié ou d'un journal. Un contrôle planifié est dû à des moments fixes. Un journal se remplit chaque fois qu'un événement se produit, comme l'arrivée d'un visiteur, la remise d'une clé ou le relevé de la température d'un réfrigérateur. Des [modèles de listes de contrôle](https://mintcheck.today/fr/templates/) gratuits vous évitent de partir d'une page blanche. ## Étape 4 : placez les codes là où se trouvaient les formulaires Chacun sait déjà où est accroché le porte-bloc : placez l'étiquette QR à cet endroit, ou sur l'élément lui-même. Gardez-la à hauteur de poitrine, et scannez chaque étiquette une fois après l'avoir collée. ## Étape 5 : menez un court pilote Utilisez la nouvelle liste de contrôle sur un site pendant deux à quatre semaines. Fixez une date de fin pour le formulaire papier avant de commencer, car les gens arrêtent vite de remplir les deux. Pendant le pilote, surveillez ces points : - Les contrôles sont-ils faits à temps ? - Quelles questions sont sautées ou mal comprises ? - Certaines étiquettes sont-elles difficiles à atteindre ou à scanner ? ## Étape 6 : faites une démonstration sur place Cinq minutes devant une vraie étiquette valent mieux qu'une réunion. Montrez le scan, une liste de contrôle complète, et ce qu'il faut faire quand quelque chose ne va pas. Expliquez pourquoi on change et qui verra les résultats. ## Étape 7 : examinez les résultats, puis étendez Désignez une personne qui consulte les résultats chaque jour, au moins au début. Un enregistrement que personne ne lit n'est pas plus utile qu'un formulaire dans un classeur. Quand un formulaire fonctionne bien, passez au formulaire suivant sur le même site, puis au site suivant. ## Que faire des anciens registres papier Conservez-les aussi longtemps que vous y êtes tenu. La durée dépend du pays, du type de bâtiment et du type d'enregistrement : vérifiez avant de jeter quoi que ce soit, et vérifiez si une copie numérisée est valable. Il est rarement nécessaire de ressaisir les anciens formulaires. Archivez-les, notez la date à laquelle commencent les enregistrements numériques, et gardez les deux séparés. ## Faire cela dans MintCheck 1. **Partez d'un modèle.** Dans **Listes de contrôle**, cliquez sur **Ajouter une liste de contrôle** et choisissez un modèle, par exemple Contrôle de l'extincteur, Contrôle de l'ascenseur ou Contrôle sanitaire des toilettes. Son nom, ses points et son planning sont préremplis, et vous pouvez tout modifier avant d'enregistrer. 2. **Utilisez un journal pour les enregistrements sans planning.** Les modèles de journal comprennent les registres des entrées/sorties et de nettoyage, le relevé de température, ainsi que les registres de rondes, des clés et des véhicules. Un QR du journal public permet à des personnes qui ne font pas partie de vos employés de saisir des entrées sans se connecter. 3. **Ajoutez les équipements et imprimez les étiquettes.** Associez la liste de contrôle à chaque équipement, puis cliquez sur **Imprimer le QR code**. 4. **Ajoutez vos employés.** Ils se connectent avec un identifiant de connexion ou un numéro de téléphone. Il n'y a ni mot de passe ni inscription dans l'application. 5. **Suivez le tableau de bord du site.** Il affiche les inspections terminées par rapport au nombre prévu. Les enregistrements peuvent être exportés vers Excel. ![La galerie de modèles de listes de contrôle](https://cdn.mintcheck.today/manual/v4/fr/checklist-template-gallery.webp) MintCheck est gratuit jusqu'à 5 équipements, sans carte bancaire, ce qui suffit pour un pilote sur un formulaire. Le [démarrage rapide](https://mintcheck.today/fr/help/quick-start/) prend environ 10 minutes. ## Questions fréquentes ### Faut-il garder le papier en secours ? Pendant une courte période de transition, oui. Gardez-le plus longtemps seulement si une règle l'exige, car tenir les deux pendant des mois représente un travail supplémentaire, et les gens arrêtent vite de remplir l'un des deux. ### Peut-on garder la même mise en page de formulaire ? Gardez les questions, pas la mise en page. Un formulaire conçu pour une grande feuille de papier est lent à remplir sur un téléphone : mieux vaut une question à la fois avec des réponses fixes. ### Et si certains membres du personnel sont peu à l'aise avec les applications ? Gardez la liste de contrôle courte et faites une démonstration sur place. Dans MintCheck, les employés se connectent avec un identifiant de connexion ou un numéro de téléphone, sans mot de passe, et l'application les garde connectés. ### Peut-on encore remettre une copie des enregistrements à un inspecteur ? Dans MintCheck, les enregistrements d'inspection peuvent être exportés vers Excel : vous pouvez donc en remettre ou en imprimer une copie. Demandez à l'inspecteur quel format il accepte. ### Combien de temps cela prend-il ? La configuration est rapide : le démarrage rapide de MintCheck mène d'un compte vide à une première inspection terminée en 10 minutes environ. Prévoyez deux à quatre semaines pour le pilote sur un formulaire. ## Fonctionnalités associées - [Listes de contrôle](https://mintcheck.today/fr/features/checklists/): Créez des listes de contrôle d'inspection à partir de modèles prêts à l'emploi, avec des points de vérification, à choix multiple, texte et photo, planifiées chaque jour, semaine, mois ou année. - [Journaux](https://mintcheck.today/fr/features/logbook/): Remplacez les registres papier. Employés ou visiteurs scannent un QR code pour ajouter une entrée à tout moment : entrées et sorties, véhicules, clés, températures ou rondes. - [Tableau de bord du site](https://mintcheck.today/fr/features/dashboard/): Voyez sur un seul écran, pour chaque site, le taux d'achèvement du jour, les problèmes non résolus, les tâches ouvertes et les réclamations, avec actualisation automatique. ## Aide pas à pas - [Listes de contrôle](https://mintcheck.today/fr/help/checklists/): Créez des listes à partir de modèles, ajoutez des points, définissez des plannings, associez-les à des équipements et gérez-les. - [Journaux et saisies publiques](https://mintcheck.today/fr/help/logbook/): Consignez des entrées à tout moment avec les journaux, et laissez n'importe qui les remplir via un QR public. - [Démarrage rapide](https://mintcheck.today/fr/help/quick-start/): Configurez un site, une liste de contrôle, un équipement et un employé, puis réalisez votre première inspection en 10 minutes environ.