--- title: "Prüfprotokolle digitalisieren: Schritt-für-Schritt-Anleitung" description: "So bringen Sie Prüfprotokolle vom Papier aufs Handy: Formulare auflisten, mit einem beginnen, kurz im Pilotbetrieb testen und über das alte Papier entscheiden." url: "https://mintcheck.today/de/guides/digitize-paper-inspection-logs/" language: "de" updated: "2026-11-05" --- # So ersetzen Sie Prüfprotokolle auf Papier durch digitale Einträge Am sichersten ersetzen Sie Prüfprotokolle auf Papier Formular für Formular. Wählen Sie ein Formular aus, schreiben Sie es als kurze Prüfliste neu, nutzen Sie es einige Wochen an einem Standort und hören Sie erst dann auf, es zu drucken. Wer alle Formulare auf einmal umstellt, ändert die Arbeitsweise aller am selben Tag, und Probleme lassen sich dann schwer auseinanderhalten. Mit einem einzelnen Formular finden Sie heraus, was schiefläuft, solange es noch günstig zu beheben ist. ## Schritt 1: Ihre Formulare auflisten Notieren Sie jedes Papierformular und jedes Protokoll, das in Gebrauch ist: was es festhält, wo es hängt, wer es ausfüllt, wie oft und wer es danach liest. Wahrscheinlich finden Sie einige, die niemand liest. Bevor Sie eines abschaffen, prüfen Sie, dass keine Vorschrift und kein Vertrag es verlangt. ## Schritt 2: Den Anfang wählen Wählen Sie ein Formular, das oft ausgefüllt wird, wenige Fragen hat und schon jetzt Ärger macht. Toilettenkontrollen und Feuerlöscherprüfungen eignen sich gut: Sie sind kurz, wiederholen sich und lassen sich leicht mit der Papierversion vergleichen. ## Schritt 3: Das Formular als Prüfliste neu schreiben Übernehmen Sie nicht das Layout des Papierformulars. Behalten Sie die Fragen und bauen Sie sie neu auf: - Machen Sie aus Spalten mit „in Ordnung / nicht in Ordnung“ Kästchen zum Abhaken. - Machen Sie aus Freitextfeldern feste Auswahlmöglichkeiten, wo es geht, etwa Gut / Mäßig / Schlecht. Feste Antworten sind schneller ausgefüllt und leichter zu vergleichen. - Behalten Sie ein Notizfeld für alles Ungewöhnliche. - Verlangen Sie ein Foto, wo es darauf ankommt, etwa bei einem beschädigten Teil. - Streichen Sie Fragen, auf die niemand reagiert. Legen Sie auch fest, ob es eine geplante Prüfung oder ein Logbuch ist. Eine geplante Prüfung ist zu festen Zeiten fällig. Ein Logbuch wird immer dann geführt, wenn etwas passiert, etwa wenn ein Besucher ankommt, ein Schlüssel ausgegeben oder die Temperatur eines Kühlschranks abgelesen wird. Mit kostenlosen [Vorlagen für Prüflisten](https://mintcheck.today/de/templates/) müssen Sie nicht mit einem leeren Blatt beginnen. ## Schritt 4: Codes dort anbringen, wo früher die Formulare hingen Alle wissen schon, wo das Klemmbrett hängt, also bringen Sie das QR-Etikett dort an oder direkt am Objekt. Bringen Sie es auf Brusthöhe an und scannen Sie jedes Etikett nach dem Anbringen einmal. ## Schritt 5: Einen kurzen Pilotbetrieb durchführen Nutzen Sie die neue Prüfliste zwei bis vier Wochen an einem Standort. Legen Sie vor dem Start ein Enddatum für das Papierformular fest, denn bald füllt niemand mehr beides aus. Achten Sie währenddessen auf Folgendes: - Werden die Prüfungen rechtzeitig erledigt? - Welche Fragen werden übersprungen oder falsch verstanden? - Sind Etiketten schwer zu erreichen oder schwer zu scannen? ## Schritt 6: Es den Leuten vor Ort zeigen Fünf Minuten neben einem echten Etikett bringen mehr als eine Besprechung. Zeigen Sie den Scan, eine vollständige Prüfliste und was zu tun ist, wenn etwas nicht stimmt. Erklären Sie, warum sich etwas ändert und wer die Ergebnisse sieht. ## Schritt 7: Ergebnisse durchsehen, dann ausweiten Benennen Sie eine Person, die sich die Ergebnisse jeden Tag ansieht, zumindest am Anfang. Ein Eintrag, den niemand liest, hilft nicht mehr als ein Formular im Ordner. Läuft ein Formular rund, stellen Sie das nächste Formular am selben Standort um, danach den nächsten Standort. ## Was mit alten Aufzeichnungen auf Papier geschieht Bewahren Sie sie so lange auf, wie Sie müssen. Wie lange, hängt vom Land, von der Art des Gebäudes und von der Art der Aufzeichnung ab. Prüfen Sie das also, bevor Sie etwas wegwerfen, und prüfen Sie auch, ob eine eingescannte Kopie zählt. Alte Formulare müssen Sie selten abtippen. Lagern Sie sie, notieren Sie das Datum, ab dem es digitale Einträge gibt, und halten Sie beides getrennt. ## So geht es in MintCheck 1. **Mit einer Vorlage beginnen.** Klicken Sie unter **Prüflisten** auf **Prüfliste hinzufügen** und wählen Sie eine Vorlage wie Feuerlöscher-Prüfung, Aufzugsprüfung oder Sanitärkontrolle der Toiletten. Name, Prüfpunkte und Zeitplan sind ausgefüllt, und Sie können alles vor dem Speichern ändern. 2. **Für Aufzeichnungen ohne Zeitplan ein Logbuch verwenden.** Zu den Logbuch-Vorlagen gehören Ein-/Ausgangsbuch, Reinigungsnachweis, Temperaturprotokoll, Rundgangsbuch, Schlüsselbuch und Fahrtenbuch. Mit einem öffentlichen Logbuch-QR können auch Personen, die nicht zu Ihren Mitarbeitern gehören, ohne Anmeldung Einträge schreiben. 3. **Anlagen hinzufügen und Etiketten drucken.** Verknüpfen Sie die Prüfliste mit jeder Anlage und klicken Sie dann auf **QR drucken**. 4. **Mitarbeiter hinzufügen.** Sie melden sich mit Login-ID oder Telefonnummer an. Es gibt kein Passwort und keine Registrierung in der App. 5. **Das Standort-Dashboard im Blick behalten.** Es zeigt die abgeschlossenen Prüfungen im Vergleich zur geplanten Zahl. Einträge lassen sich nach Excel exportieren. ![Die Vorlagengalerie für Prüflisten](https://cdn.mintcheck.today/manual/v4/de/checklist-template-gallery.webp) MintCheck ist für bis zu 5 Anlagen kostenlos, ohne Kreditkarte. Das reicht für einen Pilotbetrieb mit einem Formular. Der [Schnellstart](https://mintcheck.today/de/help/quick-start/) dauert etwa 10 Minuten. ## Häufige Fragen ### Sollten wir Papier als Reserve behalten? Für eine kurze Übergangszeit ja. Behalten Sie es länger nur, wenn eine Vorschrift es verlangt, denn beides monatelang zu führen ist Mehrarbeit, und bald füllt niemand mehr eines davon aus. ### Können wir das bisherige Layout des Formulars behalten? Behalten Sie die Fragen, nicht das Layout. Ein Formular, das für ein breites Blatt Papier gestaltet ist, ist auf dem Handy mühsam. Eine Frage nach der anderen mit festen Antworten funktioniert besser. ### Was, wenn einige Mitarbeiter mit Apps nicht vertraut sind? Halten Sie die Prüfliste kurz und zeigen Sie es ihnen vor Ort. In MintCheck melden sich Mitarbeiter mit Login-ID oder Telefonnummer an, ohne Passwort, und die App hält sie angemeldet. ### Können wir einem Prüfer weiterhin eine Kopie der Einträge geben? In MintCheck lassen sich Prüfeinträge nach Excel exportieren, sodass Sie eine Kopie übergeben oder ausdrucken können. Fragen Sie den Prüfer, welches Format er akzeptiert. ### Wie lange dauert das? Die Einrichtung geht schnell: Der Schnellstart von MintCheck führt in etwa 10 Minuten von einem leeren Konto zur ersten abgeschlossenen Prüfung. Planen Sie für den Pilotbetrieb mit einem Formular zwei bis vier Wochen ein. ## Verwandte Funktionen - [Prüflisten](https://mintcheck.today/de/features/checklists/): Erstellen Sie Prüflisten aus fertigen Vorlagen, mit Häkchen-, Auswahl-, Text- und Fotopunkten, und planen Sie sie täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich. - [Logbücher](https://mintcheck.today/de/features/logbook/): Statt Papier-Logbüchern: Mitarbeiter oder Besucher scannen einen QR-Code und tragen jederzeit ein – Zutritt, Fahrzeuge, Schlüssel, Temperatur, Rundgänge. - [Standort-Dashboard](https://mintcheck.today/de/features/dashboard/): Heutige Erledigungsquote, offene Probleme, offene Aufgaben und Beschwerden für jeden Standort auf einem Bildschirm, automatisch aktualisiert. ## Schritt-für-Schritt-Hilfe - [Prüflisten](https://mintcheck.today/de/help/checklists/): Prüflisten aus Vorlagen anlegen, Prüfpunkte hinzufügen, Zeitpläne festlegen, mit Anlagen verknüpfen und verwalten. - [Logbücher und öffentliche Einträge](https://mintcheck.today/de/help/logbook/): Mit Logbuch-Prüflisten jederzeit Einträge erfassen und jeden über einen öffentlichen QR-Code ausfüllen lassen. - [Schnellstart](https://mintcheck.today/de/help/quick-start/): Richten Sie Standort, Prüfliste, Anlage und Mitarbeiter ein und schließen Sie in etwa 10 Minuten Ihre erste Prüfung ab.